Fährst du beruflich und privat mit dem Auto oder Transporter, kannst bzw. musst du ein sogenanntes Fahrtenbuch führen, in dem du deine zurückgelegten Kilometer dokumentierst. Doch was hat es mit dem Fahrtenbuch auf sich? Wozu wird es gebraucht und wie führt man es richtig? Wir haben alles rund ums Thema in diesem Artikel für dich zusammengefasst.
Ratgeber: So führst du dein Fahrtenbuch richtig
Was ist ein Fahrtenbuch überhaupt?
Ein Fahrtenbuch dient zur Dokumentation der mit einem Fahrzeug zurückgelegten Strecke und dem Anlass der Fahrt. Üblicherweise wird für jedes Fahrzeug ein separates Fahrtenbuch geführt. Ein Fahrtenbuch dient zur Vorlage beim Finanzamt, dem Unternehmen oder der Polizei.
In der Regel werden Fahrtenbücher aber aus steuerlichen Gründen geführt. In ihnen wird nämlich dokumentiert, welche Fahrten privat und welche geschäftlich waren. Für private Fahrten mit dem Firmenwagen ist Lohnsteuer abzuführen und für geschäftliche Fahrten mit dem Privatauto winken Steuererleichterungen.
Wann lohnt es sich ein Fahrtenbuch zu führen?
Das Führen eines Fahrtenbuchs ist eine Alternative zur sog. Einprozent-Regelung, bei der statt einer Pauschale die tatsächlichen Kosten abgeführt werden. Das kann sich vor allem bei Fahrzeugen mit hohem Listenpreis lohnen, da hier nur die tatsächlich entstehenden Kosten berechnet werden.
Zudem lohnt sich das Führen eines Fahrtenbuchs bei älteren Fahrzeugen oder dann, wenn nur wenige private Fahrten mit dem Auto unternommen werden. Außerdem werden, wenn ein Fahrtenbuch geführt wird, alle Kosten berücksichtigt, die das Auto verursacht. Dazu gehört nicht nur der verfahrene Sprit, sondern auch die Kosten für Parkgebühren, Autopflege und Reparaturen.
Wie führt man ein Fahrtenbuch korrekt?
Das Wichtigste vorweg: Ein Fahrtenbuch muss lückenlos geführt werden. Am Anfang trägst du das Kfz-Kennzeichen und den Kilometerstand zu Beginn der Aufzeichnungen ein, am Ende wird dann der Kilometerstand zur Abrechnung erfasst. Das kann z.B. jährlich gemacht werden.
So führst du ein Fahrtenbuch
Je nach Art der Fahrt sind unterschiedliche Angaben im Fahrtenbuch zu hinterlegen. Diese Informationen musst du erfassen:
Dienstliche Fahrten
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt
- genauer Zeitpunkt
- Start und Ziel
- bei Umwegen die exakte Route
- Grund der Fahrt (am besten mit Namen des besuchten Geschäftspartners)
Arbeitsweg
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt
- Zeitpunkt
Private Fahrten
- Kilometerstand vor und nach der Fahrt
- Zeitpunkt
Nutzen mehrere Personen dasselbe Fahrzeug, muss zudem der Name des Fahrers erfasst werden.
Voraussetzungen beim Fahrtenbuch
Handschriftliches Fahrtenbuch
- Es muss ein gebundenes Heft oder Buch sein.
- Du darfst nachträglich keine Notizen hinzufügen.
- Du musst leserlich und deutlich schreiben.
- Das Fahrtenbuch muss 10 Jahre aufbewahrt werden.
Elektronisches Fahrtenbuch
- Die Daten dürfen nicht manipulierbar sein.
- Die Daten müssen 10 Jahre gespeichert werden.
- Der Export in eine schreibgeschützte Datei wird nicht anerkannt.
Elektronische Fahrtenbücher
Ein elektronisches Fahrtenbuch wird entweder in Form eines kleinen Displays, ähnlich dem eines Navis, im Auto verbaut, oder es läuft über einen kleinen Adapter, den du an dein Smartphone anbringen kannst.
Elektronische Fahrtenbücher haben den Vorteil, dass sie gefahrene Kilometer genauestens erfassen und du im Nachhinein nicht die Entfernung berechnen musst. So kannst du auch einmal eine andere Strecke fahren – wenn du beispielsweise eine Baustelle umfährst – und das elektronische Fahrtenbuch trackt die exakt zurückgelegten Kilometer. Dadurch, dass du im Nachhinein nicht buchführen musst, sparst du nicht nur eine Menge Zeit, sondern vermeidest auch Fehler.
Fahrtenbuch Apps im Überblick
Für das Smartphone gibt es auch allerhand nützliche Fahrtenbuch-Apps. Der Nachteil ist hier, dass du deinen Mitarbeitern in jedem Fall ein Geschäftshandy zur Verfügung stellen musst. Je nach Modell kann das aber sogar günstiger sein, als ein fest verbautes elektronisches Fahrtenbuch. Alle Apps, die wir im folgenden vorstellen, gehen davon aus, dass ihre Daten von den Finanzämtern akzeptiert werden – ganz genau solltest du das aber vor Kauf und Benutzung mit deinem Steuerberater und/oder deinem Finanzamt abklären.
Fahrtenbuch-App von Lexware
Lexware dürfte so manchem schon als Software-Hersteller rund um die Finanzbuchhaltung bekannt sein. Seit einigen Jahren hat das Freiburger Unternehmen ihr Angebot um eine Fahrtenbuch-App erweitert. Die Fahrtenbuch-App von Lexware funktioniert mittels einem sog. OBD-Dongle, der an den Fahrzeugdiagnose-Stecker in deinem Transporter oder Auto angesteckt wird. So weiß die Software ganz genau, wann und wo das Fahrzeug gestartet und abgestellt wurde. Laut Lexware erfüllt dies alle Vorgaben der Finanzbehörden, da so manipulationssicher und lückenlos aufgezeichnet wird.
Diese Features bietet die Lexware Fahrtenbuch-App zudem:
- Du kannst Arbeitsweg, Betriebs- und Privatfahrten kilometergenau erfassen.
- Bei Mischfahrten kannst du die Etappen der jeweiligen Kategorie zuordnen.
- Dank des OBD-Steckers werden alle Fahrten erfasst und auf einem deutschen Server gespeichert, auch wenn du mal dein Handy vergessen hast.
- Du kannst mit nur einem Klick aus deinem Fahrtenbuch ein PDF erstellen.
- Die Daten werden 10 Jahre gespeichert, auch wenn du kein Kunde mehr bist.
Die App mit Dongle kostet nach einer 100 tägigen Testphase 19,90€ / Monat (zzgl. MwSt.).
Tour Fahrtenbuch-App
Die App Tour punktet vor allem mit einer guten Übersichtlichkeit und einfachen Bedienung. Tour bietet dir neben dem Strecken-Tracking noch einige weitere sinnvolle Funktionen:
- Statistische Auswertung von Fahrten
- Die Speicherung von oft angefahrenen Orten, um diese Ziele leicht wiederzuverwenden.
- Die Möglichkeit eigene Fahrten-Kategorien zu erstellen.
- Ein sog. iBeacon (ein kleiner sendender NFC-Tag, den man sich gesondert kaufen muss, funktioniert derzeit nur mit iOS) hilft dabei zu erkennen, ob du mit deinem eigenen Fahrzeug unterwegs bist und zeichnet somit nur diese Fahrten auf.
Die Tour Fahrtenbuch-App funktioniert aber grundsätzlich auf iOS- und Android-Smartphones ohne Adapter und ist im Standard kostenlos. Wenn man den vollen Funktionsumfang per In-App-Purchase hinzukaufen möchte, kostet dies insgesamt 24,97€.
Macxperience Fahrtenbuch
Die Fahrtenbuch-App von Macxperience wirbt ebenfalls damit, vom Finanzamt anerkannt zu sein und sollte daher alle wichtigen Funktionen einer Fahrtenbuch-App bieten. Sie funktioniert sowohl auf Android- als auch auf iOS-Smartphones (hier sogar mit Apple Watch-Unterstützung), bietet aber als bezahlte Abo-Variante auch den Betriebssystem-unabhängigen Zugriff über eine Cloud-Lösung an, um alle Fahrtenbuch-Daten einsehen und verwalten zu können.
Neben der Erstellung eines digitalen Fahrtenbuchs unterstützt dich die App noch durch folgende Funktionen:
- Datenaustausch via Dropbox
- Integration von Google Calendar und Google Docs
- Möglichkeit zur kostenpflichtigen Aktivierung von Schnittstellen, wie z.B. zu DATEV und WISO Steuer.
Für die Macxperience Fahrtenbuch-App ist kein Adapter notwendig, daher muss zur Aufzeichnung immer das Smartphone an Bord sein. Sie kostet in der Grund-Funktion 6,99€ für iOS bzw. 7,99€ für Android und kann dann per In-App-Purchase diverse Funktionen und Schnittstellen freischalten.
AutoLogg Fahrtenbuch
Auch das AutoLogg-Fahrtebuch ist eine gute Lösung für ein digitales Fahrtenbuch. Die App, die ebenfalls mit einem OBD-Adapter arbeitet, kommt mit allerhand nützlichen Eigenschaften, unter anderem:
- Finanzamt- und DSGVO-Konformität
- Web-Plattform mit weiteren Features
- Verwaltung mehrerer Fahrtenbücher als Admin
- Anlage von Gruppen für Flotten
- Fahrererkennung bei Pool-Fahrzeugen
Für die Nutzung der AutoLogg Fahrtenbuch-App benötigst du wie schon erwähnt einen Adapter, und sie funktioniert natürlich auf Android- und iOS-Geräten. Für die Nutzung verlangt der Anbieter eine monatliche Lizenz von 12€, die bereits den OBD-Adapter beinhaltet. Einziges Manko: Für Fahrer eines Fiat Ducato ab Bj. 2014 wird AutoLogg nicht empfohlen, da hier der Anbieter eine einwandfreie Funktionalität der OBD-Schnittstelle mit seinem Adapter nicht garantieren kann.
Unser Tipp
Informiere dich vorab, welches elektronische Fahrtenbuch bzw. welche App den Vorgaben des Finanzamtes entspricht. Nicht jedes System ist geeignet. Am besten besprichst du dich vor der Anschaffung einmal mit deinem Steuerberater.
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